UN GUIDE PRATIQUE

Comment démarrer un projet Agile ?

Apprenez comment bien débuter avec Agile et quelles sont les erreurs à éviter lorsque vous commencez avec Agile

Comme l’agilité est de plus en plus populaire, de nombreuses équipes de non-développement se demandent ce que l’on peut essayer. Cet article vous guidera pas à pas dans vos premiers pas.

Une des erreurs que je vois souvent commettre les équipes est de supposer qu’elles doivent commencer par Scrum et les sprints.

Une autre erreur que je constate est que les équipes prennent leur mode de fonctionnement actuel et ajoutent simplement une réunion quotidienne et un planning dans le meilleur des cas.

Mais le véritable pouvoir de la méthode Agile est de repenser le monde du travail de manière à mettre la valeur ajoutée au premier plan et de parvenir à fournir des avantages utilisables rapidement et fréquemment. Le véritable impact de la méthode Agile est de faire passer la valeur la plus élevée en premier.

Voici les 5 étapes pratiques que vous devez suivre pour commencer à utiliser Agile :

  1. Sélectionnez le projet et l’équipe
  2. Préparez votre backlog Agile
  3. Sélectionnez votre méthodologie Agile
  4. Suivre les progrès
  5. Apprenez et ajustez

Avant de commencer, vous devez savoir que:

L’agilité est basée sur la prévisibilité.

Pour qu’une équipe soit prévisible, elle a besoin d’un environnement stable et de membres qui s’engagent à travailler un nombre d’heures fixe chaque semaine. Par exemple : John se consacre à temps partiel tout au long du projet. Si John consacre 2 heures cette semaine, 20 la semaine prochaine, puis encore 10, l’implémentation Agile ne fonctionnera pas dans votre équipe car il n’y a pas de consistance.

Étape 1 : Sélectionner un projet et l’équipe

Équipe

  • Vous pouvez assigner une équipe qui peut s’engager pour une nombre des heures fixe pendant une certaine période
  • Tous les membres de l’équipe devraient-ils s’engager à consacrer le même temps ? Non. Vous pouvez avoir une équipe Agile de base et une équipe de support. Chaque membre de l’équipe Agile de base s’engagera à consacrer le même temps chaque semaine et l’équipe de soutien s’engagera à accomplir certaines tâches dans certains délais.
  • L’équipe peut livrer le projet par elle-même. Quand je dis “livrer”, cela signifie effectuer tout le travail nécessaire pour que les bénéficiaires finaux puissent utiliser les résultats du projet. Par exemple, l’équipe de support s’engage à fournir certaines tâches dans des délais précis.

Durée

  • Pour qu’Agile ait un sens, votre projet doit durer au moins 1 à 3 mois. La raison en est que vous avez besoin de beaucoup de temps et de données pour observer cette méthodologie en pratique et apprendre à l’utiliser au mieux.

Type de projet

  • Tout projet peut être Agile
  • Vous pouvez utiliser Agile en marketing, en finance, en ressources humaines, partout.

Exemples :

  • Faire un rapport qui prend 4 heures à la rédaction, 1 heure à la révision et 1 heure à la correction et 2 heures à la publication et qui nécessite 2 membres de l’équipe est un bon candidat comme projet Agile ? Non.
    Ce n’est pas un projet que vous voulez essayer Agile parce que la gestion prendra plus de temps que la réalisation des tâches et qu’il sera difficile pour les personnes impliquées de comprendre les avantages d’Agile.
  • En comparaison, une équipe marketing qui réalise 30 bulletins d’information par trimestre est certainement un bon candidat pour votre premier projet Agile.

Choisissez votre premier projet Agile

Si vous avez une équipe, il vous suffit d’énumérer tout le travail de votre équipe.

  • Votre équipe dépend-elle de quelqu’un d’autre pour accomplir son travail ?
  • Si oui, indiquez les personnes dont votre équipe dépend et les tâches qui leur sont confiées. Choisissez comme projet Agile les tâches/projets/travaux dont votre équipe est indépendante de toute autre personne.
  • Si ce n’est pas le cas, énumérez maintenant les sujets sur lesquels votre équipe travaille. L’ensemble du travail de votre équipe sera géré en utilisant des méthodologies Agiles.

Étape 2 : Préparez votre backlog Agile

Votre backlog n’est rien d’autre que la liste des tâches/projets/travaux que vous avez définis ci-dessus et dans Agile est important pour apporter de la valeur au client.

Action n°1 : Définissez qui sont vos clients et les parties prenantes de votre projet Agile

  • Votre client est celui qui utilise le travail de votre équipe. Il peut s’agir d’une personne, d’un service, d’un client payant, d’un utilisateur.
  • En définissant votre client, vous devez être précis. C’est la personne/le groupe de personnes qui sera intéressé à voir et à approuver vos produits
  • Les parties prenantes sont celles qui s’intéressent à ce que fait votre équipe. Il peut s’agir de clients, de la direction, de collègues.

Action n°2 : Définissez vos livrables

Ne vous inquiétez pas de la complexité des choses pour l’instant, mais faites plutôt une liste des produits à livrer à votre client.

Exemples : newsletter pour le mois de décembre, rapport financier pour le mois de décembre.

Action n° 3 : Reformuler les livrables en user stories agiles

Lisez plus sur user stories dans Comment définir des User Stories qui apportent une valeur ajoutée au client ? (How to define User Stories that deliver customer value?).

Maintenant, voici le secret de l’Agile. Vous allez formuler les livrables d’en haut dans le format suivant :

Comme <nom du client> je <action> au profit de <bénéfice>.

  • Nom du client — sont les clients exacts définis ci-dessus
  • Action — définit ce que le client est en mesure de faire avec le livrable.
  • Avantage — comment le client utilisera-t-il les éléments livrables

Par exemple :

Pour le newsletter de décembre, vous aurez :

En tant que lecteur sur Medium, je souhaite apprendre les nouvelles fonctionnalités de Medium disponibles depuis décembre afin d’améliorer ma liste de lecture.

Pour le rapport financier de décembre, vous aurez :

En tant que dirigeant Medium, je souhaite connaître nos principaux flux de revenus pour pouvoir planifier notre nouvelle stratégie de prix.

Pourquoi définissons-nous les histoires utilisateur (user stories) ?

  • L’équipe Agile comprend les besoins de ses clients
  • Comprendre comment un certain produit sera utilisé permet à l’équipe Agile de mieux comprendre comment servir au mieux ses clients
  • L’équipe Agile peut identifier la valeur commerciale afin que nous puissions d’abord fournir la valeur la plus élevée
  • Demander les informations manquantes

Action n°4 : regroupez les tâches sous vos stories d’en haut.

Regardez votre liste de tâches initiale et attribuez-les sous les récits correspondants. N’hésitez pas à ajouter d’autres tâches si nécessaire.

Action n°5 : Classez vos articles (et non vos tâches) par ordre d’importance du point de vue du client

Si vous avez plusieurs clients et que vous devez hiérarchiser leurs besoins, lisez les 6 conseils aux propriétaires de produits pour gérer les parties prenantes (6 tips for Product Owners to manage stakeholders) afin d’apprendre à hiérarchiser vos récits.

En haut de la liste, vous aurez les stories qui sont les plus importantes pour vos clients en tant qu’équipe et en bas, celles qui sont les moins importantes. Bien qu’il s’agisse d’une première action, vous la répéterez chaque fois que vous aurez une nouvelle demande de produit à livrer.

La hiérarchisation des stories est une tâche permanente.

L’équipe Agile travaillera toujours sur les éléments qui sont les plus hauts sur la liste.

Étape 3 : Choisissez votre méthodologie Agile lorsque vous débutez avec Agile

La question principale est celle de la Scrum vs Kanban comme méthodologie Agile.

Scrum convient surtout aux équipes qui développent un produit et Kanban aux équipes qui font surtout du travail opérationnel.

Démarrer avec Agile : sélectionnez la méthodologie Agile à mettre en œuvre dans votre organisation
Démarrer avec Agile : sélectionnez la méthodologie Agile à mettre en œuvre dans votre organisation
Démarrez avec Agile : sélectionnez la méthodologie Agile à mettre en œuvre dans votre organisation — vous pouvez choisir entre Scrum et Kanban et Scrumban

Si vous décidez d’opter pour la méthodologie Scrum comme méthodologie Agile de votre préférence :

  • décider qui sera le propriétaire du produit — la personne qui définit les fonctionnalités à construire et leur priorité
    En savoir plus sur le propriétaire du produit (Product Owner):
  • décider qui sera le Scrum Master — la personne qui s’assure que les processus de gestion Scrum sont suivis. Si toute l’équipe est novice en matière d’agilité, je recommande que les membres de l’équipe remplissent ce rôle à tour de rôle.
    En savoir plus sur le rôle de Scrum Master :
  • décider de la durée du sprint. Si vous êtes nouveau à Scrum, je vous recommande de commencer par des sprints d’une semaine, du lundi au vendredi.
  • décider du jour et de l’heure de la planification du sprint (lorsque vous décidez ce que vous allez travailler sur le sprint) et de la révision du sprint (lorsque vous montrez à vos parties prenantes ce que vous avez travaillé sur le sprint). Pour les sprints d’une semaine, le jour de la planification sera le lundi matin et celui de la révision du sprint le vendredi après-midi.

En savoir plus sur la planification des sprints :

En savoir plus sur la Sprint Review :

La règle d’or de Scrum est de faire tout ce que l’équipe s’engage à faire au début du sprint.

Si vous décidez d’opter pour le Kanban :

  • Définissez la limite de travail en cours, c’est-à-dire le nombre de demandes que vous pouvez traiter à un moment donné.
  • Définissez le jour et l’heure de la réunion de planification de la livraison — le moment où l’équipe montre aux parties prenantes les produits livrables

La règle d’or du Kanban est que lorsqu’une demande est démarrée, elle passe le plus rapidement possible par tout le processus jusqu’à ce qu’elle soit terminée.

Indépendamment de votre choix de méthodologie Agile :

  • Décidez de votre temps de réunion quotidien de 15 minutes (le moment où vous vous alignez sur ce que chacun va travailler le jour)
    Pour en savoir plus sur les réunions quotidiennes, cliquez ici :
  • Décidez le jour et l’heure de votre rétrospective (le moment où vous évaluez les choses qui se sont bien passées et celles qui doivent être améliorées)

Étape 4 : Suivez l’évolution de votre carnet de travail Agile et de votre parcours Agile

Si vous êtes dans le même bureau, utilisez des post-it pour commencer.

Si vous disposez déjà d’un outil de gestion des tâches, je vous recommande de l’utiliser. Voici quelques-uns des outils de gestion des tâches les plus populaires : Trello, Asana, Clarity, Monday.com.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à me contacter sur mon canal Discord ou LinkedIn et je vous guiderai vers votre situation spécifique.

Étape 5 : Apprenez et ajustez la façon de mieux utiliser la méthodologie Agile lorsque vous commencez à utiliser Agile

L’agilité est une réussite parce que c’est une méthodologie pensée pour toute l’équipe. Elle fixe des règles simples pour la structure du travail et la collaboration au sein de l’équipe. La méthode Agile garantit que les équipes ont le temps de planifier, d’exécuter, de faire du brainstorming et de l’introspection. Lors de chaque rétrospective, il est très important d’être honnête les uns envers les autres au sein de l’équipe et d’améliorer les choses.

Conseils pour démarrer avec la rétrospective Agile :

  • Essayez de ne pas changer de règles avant la prochaine rétrospective.
  • Lorsque vous mettez en place de nouvelles règles après une rétrospective, faites-le jusqu’à la prochaine rétrospective et évaluez ensuite avec l’équipe s’il faut continuer à le faire
  • Les changements doivent être le fruit d’une collaboration d’équipe
  • Soyez précis sur les problèmes que vous décidez de résoudre
  • Soyez patients. Il faut environ trois mois pour commencer à voir le jeu se dérouler sans heurts dans une équipe agile.

En savoir plus sur Agile Retrospective

En conclusion, commencer avec Agile n’est pas si difficile. Vous devez le faire :

  1. Choisir un projet et l’équipe
  2. Préparer un backlog agile
  3. Décider de la méthodologie agile
  4. Suivre les progrès
  5. Apprendre et s’adapter

Si vous avez des questions, ou des conseils pour la suite, n’hésitez pas à m’écrire.

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